Dit artikel is voor je als je een dagactiviteit aan groepen verhuurt, zoals een vaartocht met de sloep, een workshop in je zaal of een kampeerplaats voor een vriendengroep. De stappen in Bookares staan in Een groepsuitje met een vaste prijs per persoon.
Groepen mailen je voor een datum en een aantal personen
De organisator wil weten of zaterdag vrij is en wat het kost voor 18 personen. Op je site staat een contactformulier, dus hij mailt. Jij rekent het bedrag uit en mailt terug. Twee dagen later vraagt hij of 22 personen ook past.
Ondertussen vraagt een tweede groep dezelfde zaterdag aan. Je houdt de datum voor niemand vast, want er staat geen boeking in je agenda. De groep die als eerste betaalt, krijgt de dag, en dat weet je pas als het geld binnen is.
Waarom een verhuurkalender per nacht rekent en niet per deelnemer
Een verhuurkalender rekent per object per nacht. De gast kiest aankomst en vertrek, en het bedrag volgt uit het aantal nachten. Een groepsuitje heeft geen nachten. Het heeft één dag, een begintijd, een eindtijd, een maximum aantal deelnemers en een bedrag per deelnemer.
Het verschil zit in waarmee je de prijs vermenigvuldigt. Een nachtkalender vermenigvuldigt een tarief met het aantal nachten, en het aantal personen komt er hooguit als toeslag bij. Een groepsuitje vermenigvuldigt een bedrag met het aantal deelnemers, binnen één tijdslot. Het maximum hoort daar ook bij: niet hoeveel objecten je hebt, maar hoeveel mensen er op één dag mee kunnen. Zolang die rekenwijze ontbreekt, blijft er een formulier staan en reken jij het bedrag uit.
Een groepsuitje boekbaar maken met een prijs per deelnemer
In Bookares is een groepsuitje een kalender met een eigen rekenwijze: een prijs per persoon per boeking in plaats van een prijs per nacht. Het voorbeeld Groepsuitje staat klaar op 35 euro per persoon, maximaal 30 personen en een dag van 08:00 tot 17:00. Die getallen pas je aan jouw activiteit aan.
De bezoeker kiest op je site een datum en vult het aantal deelnemers in. Hij ziet het bedrag voor zijn groep, en de dag gaat dicht zodra hij boekt. Tellen kinderen bij jou anders mee, dan koppel je een leeftijdsgroep aan de kalender via Leeftijdsgroepen voor je prijs per persoon.
Wat een account kost, staat op Prijzen.
Wat je nu doet
Schrijf de vier getallen van je activiteit op: het bedrag per deelnemer, het maximum aantal deelnemers, de begintijd en de eindtijd. Zet daarna de kalender op met Een groepsuitje met een vaste prijs per persoon. Verhuur je daarnaast een sloep per dag, dan werkt dat net anders. Hoe, lees je in Boot verhuren per dag: online reserveren.
Veelgestelde vragen
De kalender legt het maximum vast, niet het minimum. Wil je een groep onder de tien personen zelf beoordelen, dan zet je de boekingsmodus op goedkeuren. De datum blijft vrij tot jij bevestigt, en het aantal deelnemers staat in de aanvraag. Hoe je dat instelt, staat in Kiezen wanneer een boeking de datums bezet .
Per object is er één tijdslot per dag, dus je kunt geen ochtendgroep en daarna een middaggroep in dezelfde agenda plannen. Wat wel kan: meerdere objecten in dezelfde kalender, elk met een eigen maximum. Twee sloepen naast elkaar zijn dan twee objecten, en de bezoeker kiest er een.
Dat bepaal je met de boekingsmodus, en die geldt voor al je boekingen. Je kiest dat de datums pas bezet raken als de aanbetaling binnen is. Een groep die niet betaalt, houdt de dag dan niet bezet, en de boeking blijft als aanvraag staan tot het bedrag er is.