Dit artikel is voor je als je een groepshuis, een boerderij met slaapplaatsen of een zaal met bedden aan groepen verhuurt. De stappen in Bookares staan in Leeftijdsgroepen voor je prijs per persoon.
Elke groepsaanvraag is handwerk
Een groep van 22 personen vraagt vier nachten aan. Je telt de volwassenen en de kinderen apart, je zoekt de weekendtoeslag op, je rekent het bedlinnen erbij en je typt een aanbetaling in je antwoordmail. Bij de volgende aanvraag begin je opnieuw.
Intussen wacht de groep. Dezelfde week staat op je site nog vrij, want een aanvraag in je inbox houdt geen dag bezet.
Waarom een vaste nachtprijs niet klopt bij een groep
De prijs van een groep hangt af van twee dingen: het aantal nachten en het aantal personen. Een kalender met één vast bedrag per nacht kent alleen het eerste. Een gezelschap van 8 betaalt dan hetzelfde als een gezelschap van 24, terwijl je stookkosten, linnen en schoonmaak met de groep meegroeien.
Daar komt bij dat niet elke gast hetzelfde telt. Een kind van 6 slaapt op een stapelbed en eet mee. Een baby telt mee voor het bed en niet voor het bedrag. Zonder leeftijdsgroepen reken je dat verschil bij elke aanvraag met de hand na.
| Instelling | Waar hij staat | Wat hij doet |
|---|---|---|
| MIN en MAX | kalender, tabblad Leeftijdsgroepen | het laagste en hoogste aantal gasten van die groep |
| Max. personen | kalender | de grens voor alle gasten samen |
| schakelaar per groep | kalender, tabblad Tarieven | aan: die groep betaalt mee bij Per persoon |
Het aantal personen leg je hoe dan ook vast. Het nachtregister is verplicht op grond van artikel 438 van het Wetboek van Strafrecht, schrijft ondernemersplein.overheid.nl. Wat erin hoort, staat in Moet ik een nachtregister bijhouden?.
Zo reken je een groep per persoon per nacht
Je zet de kalender op Berekening per persoon en koppelt je leeftijdsgroepen eraan. De boekingswidget vraagt de gast hoeveel volwassenen, kinderen en baby's er komen, en rekent daarmee de prijs uit. Als voorbeeld staan Volwassenen (18+), Kinderen (4-17), Baby's (0-3) en Huisdieren al klaar.
Per kalender bepaal je welke groep meebetaalt. Na het koppelen staan Baby's op het tabblad Tarieven uit, dus zij tellen wel mee voor de bezetting en niet voor het bedrag. Hoe je dat instelt, staat in Leeftijdsgroepen voor je prijs per persoon.
Een feestdag of een drukke zaterdag geef je een eigen bedrag, zie Een prijs per dag aanpassen. Bedlinnen, de eindschoonmaak en een hottub zet je als dienst bij de boeking, zodat de groep ze zelf kiest.
Wat je nu doet
Zet je kalender op een prijs per persoon per nacht en voeg je eerste leeftijdsgroep toe, bijvoorbeeld Kinderen (4-17). Reken daarna een aanvraag van vorig seizoen na en leg het bedrag naast je eigen berekening. De schermen staan in Leeftijdsgroepen voor je prijs per persoon, en welke kalendervormen er zijn, lees je op Functies.
Veelgestelde vragen
Je maakt per leeftijd een groep, zoals Volwassenen (18+), Kinderen (4-17) en Baby's (0-3). Per kalender zet je de schakelaar op het tabblad Tarieven aan of uit: aan betekent dat die groep meebetaalt bij een prijs per persoon. Zo telt een baby mee voor het bed en niet voor de rekening.
Het bedrag bepaal je zelf en je legt het per boeking vast. Bij een groep hangt er meer omzet aan één datum dan bij een huisje voor twee personen, dus weegt de vraag zwaarder wanneer de nachten bezet raken. In Bookares kies je of een boeking de datums pas bezet als de aanbetaling binnen is, zie Kiezen wanneer een boeking de datums bezet .
De borg staat als bedrag bij de boeking en komt met de tag {PRICE_BAIL} in je mail terecht. Twee templates staan klaar: Borg na vertrek en Borg terugbetaald. Je past onderwerp en tekst aan in Een e-mailtemplate kiezen en aanpassen .