Dit artikel is voor je als je een huisje, een kamer of een kampeerplaats per nacht verhuurt aan gasten die je niet kent. Waar je die gegevens in Bookares kwijt kunt, staat in Notities bij een boeking.
Bij een controle staan je gastnamen op drie plekken
De namen staan in je mailbox, in een schrift bij de voordeur en in de agenda op je telefoon. De gemeente vraagt wie er in juli in het chalet sliep en met hoeveel personen. Je zoekt drie kanalen door en houdt een lijst over die niet klopt.
Datzelfde speelt bij de aanslag toeristenbelasting. De gemeente rekent per persoon per nacht, en jij levert een aantal aan dat je niet kunt onderbouwen.
Waarom een nachtregister wettelijk verplicht is
Wie tegen betaling nachtverblijf aanbiedt, houdt een doorlopend register bij. Dat staat in artikel 438 van het Wetboek van Strafrecht, meldt ondernemersplein.overheid.nl. De plicht geldt voor een hotel, en net zo goed voor je vakantiehuis, je B&B-kamer en je camperplaats.
Je gemeente herhaalt die plicht in haar eigen verordening. Daar komt de tweede reden bij: de toeristenbelasting wordt per persoon per nacht geheven, dus je register is de onderbouwing van je aangifte.
| Wat je per gast vastlegt | Waar het voor dient |
|---|---|
| Naam en woonplaats | het register zelf, artikel 438 |
| Dag van aankomst en dag van vertrek | het register en de aangifte |
| Aard van het identiteitsbewijs | het register zelf, artikel 438 |
| Aantal personen bij de boeking | de toeristenbelasting |
Het register bevat persoonsgegevens en valt onder de privacywetgeving. Je bewaart het achter een wachtwoord, niet in een schrift op de balie.
Zo leg je het nachtregister per boeking vast
In Bookares hangt elk gegeven aan de boeking zelf, dus de gastenlijst ontstaat terwijl je verhuurt. Naam en woonplaats van de hoofdgast staan in de boeking, met de aankomst- en vertrekdatum ernaast. De namen van de meereizende gasten en de aard van het identiteitsbewijs zet je erbij via Notities bij een boeking.
Het aantal personen staat erbij zodra je met leeftijdsgroepen werkt. Elke boeking krijgt dan een aantal volwassenen en kinderen, en dat aantal is precies wat je aangifte vraagt. Dat stel je in bij Leeftijdsgroepen voor je prijs per persoon.
Wil je de belasting ook op de rekening van je gast zien, dan zet je die als dienst per persoon per nacht klaar: Toeristenbelasting per persoon per nacht. Wat een boeking verder vastlegt, staat op Functies.
Wat je nu doet
Pak je laatste boeking erbij en kijk of naam, woonplaats, aankomst, vertrek en aantal personen er alle vijf in staan. Ontbreekt er één, dan vul je die aan bij die boeking en gebruik je dezelfde plek voor de volgende gast. De schermen staan in Notities bij een boeking.
Veelgestelde vragen
Volgens ondernemersplein.overheid.nl noemt artikel 438 van het Wetboek van Strafrecht de naam en de woonplaats van de gast, de dag van aankomst en de dag van vertrek. Daarbij hoort de aard van het identiteitsbewijs waarmee de gast zich meldt. Voor de toeristenbelasting zet je daar het aantal personen per boeking bij. Een kopie van het paspoort hoort er niet bij, want die gegevens heb je voor het register niet nodig.
De wet noemt geen termijn die voor elke verhuurder gelijk is. Je gemeente doet dat wel, in de verordening op de toeristenbelasting, omdat zij de aangifte over een belastingjaar moet kunnen narekenen. Zoek de verordening van jouw gemeente op en houd die termijn aan; daarna verwijder je de gegevens, want langer bewaren mag onder de privacywetgeving niet.
Ja, want de wet spreekt over nachtverblijf tegen betaling en niet over een gebouw. Een B&B-kamer, een plek op je minicamping en een camperplaats vallen er dus onder, net als een vakantiehuis. Hoe je die plekken boekbaar maakt, staat in Minicamping: hoe maak ik mijn plekken online boekbaar? .