Dit artikel is voor je als je een huisje, een boot of een zaal verhuurt en elke boeking met de hand beantwoordt. De teksten zet je een keer klaar in Een e-mailtemplate kiezen en aanpassen.
Je gast vraagt naar informatie die je al gestuurd dacht te hebben
De gast belt twee dagen voor aankomst over het adres, de sleutel en de tijd waarop hij binnen kan. Je zoekt de boeking op en typt het antwoord opnieuw. Na zijn vertrek hoort hij niets meer, dus een beoordeling komt er niet.
Het patroon is bij elke boeking hetzelfde. De bevestiging gaat er nog uit, want die volgt direct op de reservering. De berichten die later moeten vertrekken, schieten er in een drukke week bij in.
Waarom een mail aan een gast blijft liggen
Elke mail hangt af van een datum, en die datum verschilt per boeking. De aankomstinformatie voor de boot vertrekt op een andere dag dan die voor het huisje, want de aankomstdatums verschillen. Er is geen lijst die je afwerkt, dus je onthoudt het of je vergeet het.
Daar komt het typewerk bij. BetterStays telt vijf standaardberichten per boeking, elk met een naam, een datum en een bedrag die je overneemt uit de boeking. Dat werk schuif je voor je uit, en de mail die het minst dringend lijkt, sneuvelt.
De vijf momenten waarop een mail naar je gast vertrekt
Elk van de vijf momenten is gekoppeld aan de reservering, aan een openstaand bedrag of aan de aankomst- of vertrekdatum. In Bookares is een template de inhoud van de mail en een automatiseringsregel het moment. Je koppelt beide een keer, en daarna telt het systeem per boeking zelf af.
| Moment | Template | Wat de gast krijgt |
|---|---|---|
| Bij de reservering | Boekingsbevestiging | de datums, het totaalbedrag en het boekingsoverzicht als pdf |
| Bij een openstaand bedrag | Betaalherinnering | het restbedrag met een betaallink |
| Voor aankomst | Aankomstinformatie | route, sleutel, huisregels en de tijd waarop hij binnen kan |
| Op de aankomstdag | Welkom op aankomstdag | een welkom met je telefoonnummer |
| Na vertrek | Bedankt na vertrek | een bedankje met de link naar je beoordelingspagina |
De teksten staan per taal klaar, met tags zoals {PERSON_NAME} en {BOOKING_START} die Bookares bij het versturen invult met de gegevens van die boeking. Welke regels er zijn, staat op Functies.
Wat je nu doet
Begin met de bevestiging, want die gaat bij elke boeking de deur uit. Kies de template Boekingsbevestiging, zet je eigen naam en je telefoonnummer eronder en sla hem op. De stappen met de schermen staan in Een e-mailtemplate kiezen en aanpassen. Daarna pak je de aankomstinformatie, en dan het bedankje.
Veelgestelde vragen
Je kiest het aantal dagen zelf in de regel, en het systeem telt terug vanaf de aankomstdatum van die boeking. Kies een termijn waarin de gast zijn reis nog plant en zijn koffer nog inpakt. Komt de gast met de auto, dan wil hij de route en de parkeerplek thuis al lezen. Stuur op de aankomstdag daarnaast het welkom met je telefoonnummer, zodat hij onderweg iemand kan bereiken.
De naam van de gast, het object, de aankomst- en vertrekdatum, het totaalbedrag en wat er nog openstaat. Die gegevens komen als tags uit de boeking, dus je typt ze niet over. Bookares voegt standaard het boekingsoverzicht als pdf toe. Zet er ook je annuleringsvoorwaarden bij, want de gast zoekt ze later terug in deze mail.
Ja, dat is het moment waarop je om een beoordeling vraagt. Volgens Hostfully levert een verzoek binnen 24 tot 48 uur na vertrek 35 tot 50 procent respons. Daarna zakt het verblijf weg in de drukte van alledag. Hoe je die regel instelt, staat in Hoe krijg ik meer beoordelingen van mijn gasten? en in Om een beoordeling vragen na vertrek .