Dit artikel is voor jou als je een huisje, een boot of een zaal verhuurt en elke gast dezelfde berichten met de hand typt. Hoe je dat in Bookares klaarzet, lees je in Een e-mailtemplate kiezen en aanpassen.
Een nieuwsbrieftool kent je boekingen niet
Je zoekt op automatisch mailen en belandt bij een nieuwsbrieftool. Je maakt een lijst, plakt er adressen in, en loopt vast bij de eerste vraag: wanneer vertrekt deze mail? De gast die in mei komt, heeft een andere aankomstdatum dan de gast erna.
Dus stuur je de aankomstinformatie toch met de hand. Als het druk is, schuift dat op. De gast belt dan of hij de sleutelcode nog krijgt.
Waarom Mailchimp met lijsten werkt en een boekingsmail met datums
Een nieuwsbrieftool is gebouwd rond een lijst abonnees en een campagne die op een door jou gekozen dag naar die hele lijst vertrekt. Jouw mail hoort bij één boeking: bij een naam, een aankomstdatum en een bedrag. Die gegevens staan in je boekingssysteem en niet in de lijst.
| Nieuwsbrief | Boekingsmail | |
|---|---|---|
| Ontvanger | een lijst adressen | de gast van één boeking |
| Moment | een dag die jij kiest | dagen voor aankomst of na vertrek |
| Inhoud | voor iedereen gelijk | naam, datums en bedrag uit de boeking |
| Aanleiding | een campagne | een status of een datum in de boeking |
Er is een tweede verschil. De nieuwsbrieftool verstuurt namens jouw domein via zijn eigen server. Gmail eist sinds februari 2024 dat de afzender geauthenticeerd is (support.google.com). Wat dat voor je afzender betekent, staat in Waarom komen mijn mails bij gasten in de spam?.
Zo koppel je een mail aan een moment in de boeking
Je schrijft de tekst één keer als e-mailtemplate en zet er tags in, die Bookares invult met de gegevens van de boeking. Daarna kies je het moment waarop de mail vertrekt: bij een status, of een aantal dagen voor aankomst of na vertrek. Elke nieuwe boeking loopt daarna vanzelf mee.
BetterStays gaat uit van vijf standaardberichten per boeking (betterstays.nl). Die vijf zet je één keer klaar in Een e-mailtemplate kiezen en aanpassen. Welke vijf dat zijn en op welk moment, staat in Welke mails stuur ik een gast en wanneer?.
Een bericht dat buiten die vijf valt, stuur je vanuit de boeking: Een gast mailen vanuit de boeking. Het verzoek om een beoordeling heeft een eigen regel, in Om een beoordeling vragen na vertrek. Wat er in je pakket zit, staat op Prijzen.
Wat je nu doet
Neem de bevestiging die je nu met de hand typt, en plak hem in een e-mailtemplate. Vervang de naam, de datums en het bedrag door tags. Test hem op je eigen adres bij de eerstvolgende boeking. Daarna doe je hetzelfde met de aankomstmail.
Veelgestelde vragen
Een nieuwsbrief gaat naar een lijst mensen op een dag die jij kiest, en iedereen leest dezelfde tekst. Een boekingsmail gaat naar één gast, op een moment dat afhangt van zijn aankomst of vertrek, met zijn naam, zijn datums en zijn bedrag erin. Voor het eerste heb je een lijst nodig, voor het tweede je boekingen.
Ja, aan een e-mailtemplate kun je een bijlage toevoegen. Zo hang je de huisregels of de routebeschrijving als pdf aan de aankomstmail. Elke gast die die template krijgt, krijgt de bijlage erbij. Stuur je een los bericht vanuit een boeking, dan kies je daar de bijlage per keer.
Dat hangt af van wat er binnenkomt. Een iCal-koppeling brengt de datums van een Airbnb-boeking in je kalender, maar geen mailadres, dus een automatische mail heeft daar geen ontvanger. Vul je het adres zelf aan bij de boeking, of boekt de gast via je eigen site, dan gelden dezelfde momenten als bij elke andere boeking.