Dit artikel is voor jou als je een huisje, een boot of een kamer verhuurt. Je cijfers staan verdeeld over je mail, je bank en een map op je laptop. Hoe je elk bedrag in Bookares aan de juiste boeking koppelt, lees je in Een betaling registreren op een boeking.
Aan het eind van het jaar mist de helft van je bonnen
Je zoekt in december de omzet van je zaal bij elkaar. De boekingen staan in je mail, de betalingen op je bankafschrift en de facturen in een map op je laptop.
Wat je mist, is het verband tussen die drie. Een bedrag op de bank hoort bij een boeking, maar de gast betaalde in twee delen met zijn eigen omschrijving. Je factuurnummers lopen niet door, want je maakt er een met de hand zodra een gast erom vraagt. Precies op dat punt begint een controle.
Waarom boekingen, betalingen en facturen uit elkaar lopen
Elk systeem nummert voor zichzelf. Het platform geeft de boeking een eigen code, je bank kent alleen een datum met een bedrag, en je tekstverwerker telt je facturen niet. Er is geen plek waar die drie aan elkaar hangen.
Daar komt de bewaartermijn nog bij. Volgens de Belastingdienst bewaar je je administratie 7 jaar, en gegevens over onroerende zaken 10 jaar.
| Wat je bewaart | Hoe lang | Bron |
|---|---|---|
| boekingen, betalingen, facturen, bonnen | 7 jaar | Belastingdienst |
| gegevens over het pand zelf | 10 jaar | Belastingdienst |
Een boeking van zeven jaar geleden vind je alleen terug als de reeks geen gaten heeft. Een gat in de nummering leg je dan zelf uit, met je mailbox als enige bewijs.
Eén doorlopende reeks voor je boekingen en je facturen
In Bookares krijgt elke boeking een nummer uit één reeks, in je eigen formaat. Je kiest het voorvoegsel en het startnummer, en daarna telt de reeks door over al je objecten heen. Zo stel je dat in: Het boekingsnummer een eigen formaat geven.
Elke betaling boek je op de boeking waar hij bij hoort, dus de aanbetaling, de restbetaling en de borg apart. Naast het bedrag legt Bookares de datum en de boeking vast. Dat staat in Een betaling registreren op een boeking.
Zo heb je per object je omzet per jaar, met onder elke boeking de betalingen. Welke posten je daarvan mag aftrekken, lees je in Welke kosten zijn aftrekbaar bij vakantieverhuur?. Wat er verder in het dashboard zit, staat op Functies.
Wat je nu doet
Kies vandaag het formaat van je boekingsnummer en laat de reeks op 1 januari beginnen. Boek daarna elke betaling op de boeking, ook de contante. De volledige uitleg met de schermen staat in Het boekingsnummer een eigen formaat geven.
Veelgestelde vragen
Volgens de Belastingdienst bewaar je je administratie 7 jaar. Voor gegevens over onroerende zaken, zoals het pand zelf, is dat 10 jaar. Het gaat om je boekingen, je betaalbewijzen, je facturen en de bonnen van je kosten. Digitaal bewaren mag, zolang het bestand leesbaar blijft en je het binnen die termijn kunt terugvinden.
Staan je verhuur en je privé-uitgaven op hetzelfde afschrift, dan wordt elke controle handwerk: je splitst achteraf regel voor regel. Een tweede rekening waar alleen huur, borg en de kosten van je kampeerplaats over lopen, geeft je per jaar één overzicht naast je boekingen. Of die rekening zakelijk moet zijn, hangt af van de voorwaarden van je bank.
Een spreadsheet houdt je bedragen bij, maar niet de samenhang. Hij nummert niet door, en een regel die je overschrijft laat geen spoor na. Je vult hem met de hand, dus je boeking, je factuur en je bankregel kunnen uit elkaar lopen. De eis blijft dezelfde: per boeking toon je het bedrag, de datum en het bewijs.