Dit artikel is voor jou als gasten rechtstreeks naar je bankrekening overmaken, voor een huisje, een boot of een zaal. Een betaling registreren op een boeking laat zien waar je zo'n bijschrijving in Bookares invoert.
De naam op je bankafschrift is niet die van de gast
Er staat een bijschrijving van 150 euro van ene J. de Vries. In je boekingslijst staat Eva Visser, die haar aanbetaling deze week zou doen. Haar partner maakte het bedrag over. Je legt het naast drie boekingen en blijft twijfelen.
Een week later mail je een herinnering naar een gast die al betaald heeft. Dat kost je vertrouwen bij de gast en een middag zoeken in je afschriften.
Waarom betalingen zoekraken tussen bank en boekingslijst
Je bankafschrift en je boekingslijst zijn twee losse bronnen. De bank kent een bedrag, een datum en een tegenrekening. De boeking kent een gast, een periode en een prijs. Zonder gedeeld kenmerk koppel je die twee op het oog, op naam en op bedrag.
Dat loopt vast zodra twee boekingen hetzelfde bedrag hebben, of zodra een gast in delen betaalt. Natuurhuisje vraagt van de gast 30 procent binnen 24 uur en de rest 7 weken voor aankomst (faq-verhuurder.natuurhuisje.nl). Dat zijn twee bedragen per boeking, onder dezelfde naam.
Het kenmerk dat dit oplost, heb je al. Voor je facturen vraagt de Belastingdienst een doorlopende nummering (belastingdienst.nl), en dat nummer staat ook op de boeking. Hoeveel je vooraf vraagt, staat in Hoeveel aanbetaling vraag je voor een huisje?.
Zo registreer je een overschrijving bij de boeking
Je zet de bijschrijving als Handmatige betaling op het tabblad Betalingen van de boeking, met type Ontvangen en status Voldaan. Het Boekingsoverzicht toont daarna het totaal ontvangen bedrag en het openstaande bedrag. De stappen staan in Een betaling registreren op een boeking.
| Wat je ontvangt | Type | Status |
|---|---|---|
| De aanbetaling op je rekening | Ontvangen | Voldaan |
| Geld dat nog onderweg is | Ontvangen | In afwachting |
| Geld dat je terugstort | Terugbetaald | Voldaan |
Het nummer dat de gast vermeldt, geef je zelf een vorm die je herkent, zoals VH-41 voor een huisje en BOOT-12 voor een boot. Dat stel je in bij Het boekingsnummer een eigen formaat geven. Wat Bookares nog meer bij een boeking bijhoudt, staat op Functies.
Wat je nu doet
Loop de bijschrijvingen van deze week door en zet ze op de bijbehorende boeking, te beginnen bij de aankomsten van volgende maand. Zet daarna je boekingsnummer in je bevestigingsmail en in je betaalinstructie, zodat de volgende gast het meestuurt. De volledige uitleg met de schermen staat in Een betaling registreren op een boeking.
Veelgestelde vragen
Vragen kun je het, afdwingen niet: de bank laat de omschrijving vrij. Zet het nummer daarom in je bevestigingsmail en in je betaalinstructie, op de regel met het bedrag en je rekeningnummer. Komt er toch een overschrijving binnen zonder nummer, dan zoek je op bedrag en datum en registreer je hem met de hand op de boeking.
Je registreert wat er werkelijk binnenkwam, niet wat er binnen had moeten komen. Bij te weinig blijft er een openstaand bedrag staan, en dat is precies het verschil dat de gast nog moet overmaken. Stort je geld terug, dan zet je die betaling erbij met type Terugbetaald, zodat het ontvangen bedrag weer klopt.
Per boeking zie je het openstaande bedrag in het Boekingsoverzicht, naast het totaal ontvangen bedrag. Voor een hele maand kijk je in je boekingslijst, waar je de aankomsten van die maand langsloopt. Hoe je dat met statussen scheidt, staat in Boekingsstatus: hoe houd ik overzicht? .