Dit artikel is voor je als je een huisje, een kamer of een boot verhuurt en de spullen zelf aanvult. De stappen in Bookares staan in Notities bij een boeking.
Na vertrek mist er een pan en niemand weet wat er stond
Je loopt na de wissel door het huisje en telt vier wijnglazen waar er zes hoorden te staan. De koekenpan is er nog, maar met een kras erin.
Dan begint het zoeken. Stonden die glazen er in mei nog? Heeft de vorige gast ze gebroken, of de gast daarvoor? Zonder een geteld beginpunt per verblijf kun je niemand aanspreken en vul je het zelf aan.
Waarom een inventarislijst in een spreadsheet je verlies niet terugvindt
De lijst staat los van je boekingen. Hij vertelt wat er ooit in de zaal of het huisje stond, niet wat er stond toen deze gast aankwam en wat er stond toen hij vertrok. Verlies hoort daardoor bij het object, niet bij een verblijf.
Dat maakt uit zodra je iets wilt verhalen. De verhuurder moet de schade zelf bewijzen (voyando.com), dus je hebt een geteld beginpunt met een datum nodig. Een telling met foto's bij een verblijf is dat bewijs. Een spreadsheet zonder verblijf is dat niet.
Voor de aantallen is de vuistregel van compleetinstijl.nl het aantal gasten plus twee per stuk. Bij zes gasten wordt dat:
| Wat je telt | Aantal bij 6 gasten |
|---|---|
| Borden | 8 |
| Glazen per soort | 8 |
| Bestek per soort | 8 |
| Handdoeken | 8 |
| Koffiekopjes | 8 |
Zo hangt je inventarislijst aan elke boeking
In Bookares zet je de lijst als notitie bij de boeking, met het label Privé, zodat de gast hem niet ziet. Je plakt de telling bij aankomst in de notitie en je zet er de foto's bij. Wijkt er iets af bij vertrek, dan schrijf je dat in dezelfde notitie.
Zo staan het beginpunt en de afwijking bij de naam, de datum en het bedrag van dat verblijf. De volgende boeking begint met een nieuwe telling, dus elk verlies hoort bij een gast. Hoe je zo'n notitie maakt en op privé houdt, staat in Notities bij een boeking.
Wat je verder per boeking kunt vastleggen, staat op Functies.
Wat je nu doet
Loop het object één keer door en tel per ruimte, kast voor kast, en fotografeer elke kast met de deur open. Die telling is je nulstand. Zet hem daarna bij de eerstvolgende boeking als privénotitie, en tel bij vertrek dezelfde lijst na.
Klopt de telling niet, dan lees je in Schade door een gast: wat doe ik nu? hoe je de melding vastlegt. Het tellen zelf hoort thuis op je Checklist wisseldag: wat zet je erop?.
Veelgestelde vragen
Bij elke wissel tel je de breekbare en de dure spullen: glaswerk, bestek, sleutels, afstandsbedieningen. De hele lijst, tot en met de dekens en het gereedschap, loop je aan het begin en aan het einde van het seizoen na.
Dat hoeft niet. Wat telt, is dat de gast de lijst bij aankomst heeft gezien. Stuur hem als bijlage bij de bevestiging mee en vraag om een bericht als er iets niet klopt. Reageert de gast niet, dan geldt jouw telling met de foto en de datum als startpunt. Een handtekening voegt daar weinig aan toe, want je bewijs zit in de telling per verblijf.
Alles wat je zou missen of vervangen: serviesgoed, pannen, bestek, beddengoed, handdoeken, sleutels en de kluiscode, tuinmeubels, fietsen, de laadkabel en de afstandsbedieningen. Zet er per regel het aantal en het bouwjaar of de aanschafprijs bij als je die kent. Dan hoef je bij een claim geen bedrag te schatten.