Dit artikel is voor je als gasten je bellen om een huisje, een kamer of een zaal te reserveren. De stappen in Bookares staan in Een boeking handmatig invoeren.
Je telefonische boeking staat op een briefje, niet in je kalender
Een gast belt over de week van 12 juli. Je schrijft zijn naam en de datums op een blocnote en belooft een bevestiging. Dan komen de schoonmaak, de post en de volgende beller. Je kalender blijft ongewijzigd, dus je eigen site verkoopt die week door.
Twee dagen later typ je de boeking alsnog in. In die twee dagen weet niemand anders dat de week vergeven is: je collega niet, je telefoon niet, en de gast die online kijkt al helemaal niet. Boekt er iemand, dan moet je een van de twee bellen om af te zeggen.
Waarom een telefonische boeking buiten je systeem valt
Een online boeking blokkeert de datums op het moment dat de gast op verzenden klikt. Een telefonische boeking doet dat niet, want niemand voert iets in. De blokkade ontstaat pas als jij de boeking intypt. Tussen het gesprek en die invoer staat de periode nog te koop.
Die vertraging gaat ook ten koste van je termijnen. Natuurhuisje rekent de aanbetaling vanaf de boeking, en Airbnb rekent de tijd om een aanvraag te accepteren vanaf het verzoek van de gast. Die klok loopt dus vanaf het gesprek, niet vanaf het moment dat jij je blocnote overtypt.
| Wat | Termijn | Bron |
|---|---|---|
| Aanbetaling van 30 procent | binnen 24 uur na de boeking | faq-verhuurder.natuurhuisje.nl |
| De rest van het bedrag | 7 weken voor aankomst | faq-verhuurder.natuurhuisje.nl |
| Een aanvraag accepteren | binnen 24 uur | airbnb.com/help/article/85 |
Zo leg je de boeking vast tijdens het gesprek
Je maakt de boeking aan terwijl de gast praat. Je kiest het object, de datums en het aantal personen, en je ziet het bedrag op je scherm. Zodra je opslaat, zijn de datums bezet en vertrekt de bevestiging naar het adres dat hij net noemde. Dat gaat zo: Een boeking handmatig invoeren.
Wanneer die blokkade ingaat, bepaal je zelf: direct, na jouw goedkeuring of pas na de aanbetaling. Welke van de drie voor jouw telefonische boekingen geldt, leg je vast via Kiezen wanneer een boeking de datums bezet. Het verschil tussen die keuzes lees je in Direct boeken of op aanvraag: wat is beter?.
Welke onderdelen Bookares verder heeft, staat op Functies.
Wat je nu doet
Zet je dashboard open naast je telefoon en voer de eerstvolgende beller in terwijl hij aan de lijn is. Lees de datums, het aantal personen en het totaalbedrag hardop terug van je scherm. Een fout in een datum corrigeert de gast dan zelf, aan de telefoon. De schermen bij elke stap staan in Een boeking handmatig invoeren.
Veelgestelde vragen
De bevestigingsmail die bij het opslaan vertrekt, bevat het bedrag en je rekeningnummer met het boekingsnummer erbij. Komt het geld binnen, dan zet je die overschrijving bij de boeking, zodat het openstaande bedrag klopt. Dat staat in Een betaling registreren op een boeking en in Bankoverschrijvingen bijhouden per boeking .
Ja. Je nodigt hem uit met een rol, en hij werkt in dezelfde kalender als jij. Neemt hij de telefoon op terwijl jij op pad bent, dan zie jij die boeking op je eigen scherm staan. Hoe je zo iemand toevoegt, staat in Een collega uitnodigen met een rol .
Voer de boeking dan toch in, met een status die zegt dat het nog een optie is. De datums staan geblokkeerd zolang de optie loopt, en je spreekt met de gast een datum af waarop je de week weer vrijgeeft. Welke statussen je daarvoor gebruikt, staat in Boekingsstatus: hoe houd ik overzicht? .