Dit artikel is voor jou als je een huisje, kamer of kampeerplaats per nacht verhuurt en je administratie zelf bijhoudt. Het nummerformaat stel je in volgens Het boekingsnummer een eigen formaat geven.
Je gast vraagt een factuur en jij hebt een bevestiging
De bevestigingsmail na een boeking noemt de datums, het aantal personen en het bedrag. Een gast die zijn verblijf declareert, stuurt die mail terug met de vraag om een echte factuur.
Dan ga je zoeken. Het bedrag klopt, maar er staat geen factuurnummer op, het btw-bedrag staat niet apart, en de datum van uitreiking ontbreekt. Zo'n bevestiging telt bij een controle niet als factuur.
Waarom een huurovereenkomst niet als factuur telt
Een huurovereenkomst geldt niet als factuur, zegt de Belastingdienst. Kortdurende verhuur van een vakantiewoning, kamer of kampeerplaats is belast met btw, dus val je onder de factuurplicht. Die plicht stelt eisen aan het document zelf.
Een overeenkomst legt afspraken vast tussen twee partijen. Een factuur legt een levering en het btw-bedrag vast, met een nummer erbij. Dezelfde tekst met een handtekening eronder vervult die rol niet.
Dit vraagt de Belastingdienst op de factuur:
- je naam, adres en btw-identificatienummer
- de naam en het adres van de gast
- de datum waarop je de factuur uitreikt
- een uniek nummer uit een doorlopende reeks
- wat je levert, met de periode van het verblijf
- het bedrag zonder btw, het btw-tarief en het btw-bedrag
Zo krijg je een doorlopend factuurnummer
Elke boeking in Bookares krijgt een nummer in een formaat dat jij bepaalt. Je kiest een prefix, de tekst voor het volgnummer, zoals VH of 2026. Bookares telt daarachter door vanaf het laatste nummer, dus de reeks loopt door en elk nummer komt één keer voor.
Het btw-tarief is gekoppeld aan je prijzen en aan je services, dus het bedrag met en zonder btw ligt per regel vast. De tarieven zet je klaar bij BTW-tarieven instellen en koppelen. Je btw-nummer vul je in bij Je BTW-nummer laten controleren.
Wat er bij je pakket hoort, staat op Prijzen.
Wat je nu doet
Kies het formaat van je nummerreeks. Je eerstvolgende boeking krijgt dan een nummer uit die reeks. Controleer daarna op één boeking of het btw-bedrag apart zichtbaar is. De stappen staan in Het boekingsnummer een eigen formaat geven.
Registreer de ontvangen betaling bij diezelfde boeking, zodat de factuur en het geld bij elkaar staan. Hoe je dat bijhoudt, staat in Bankoverschrijvingen bijhouden per boeking.
Veelgestelde vragen
De factuurplicht geldt voor leveringen aan ondernemers, niet aan een particuliere gast. Je btw-aangifte blijft wel nodig, dus je legt de omzet en het btw-bedrag per boeking vast. Vraagt de gast toch om een factuur voor zijn werkgever, dan stuur je die met dezelfde gegevens.
Dat mag, zolang geen twee facturen hetzelfde nummer dragen. Neem het jaartal op in het nummer, dan blijft elk nummer uniek en loopt de reeks binnen het jaar door. In Bookares zet je dat jaartal in de prefix van het formaat.
Dan breng je geen btw in rekening, dus er staat geen btw-tarief en geen btw-bedrag op de factuur. Je vermeldt in plaats daarvan dat je de kleineondernemersregeling toepast. De overige gegevens blijven staan, ook het nummer uit de doorlopende reeks.