Dit artikel is voor je als je boekingen binnenkrijgt via je eigen site, de mail en de telefoon. De stappen in Bookares staan in Eigen boekingsstatussen maken.
Je ziet niet welke boeking optie, bevestigd of betaald is
Je verhuurt een huisje en een boot, en voor allebei staan er boekingen open. Wie heeft de aanbetaling voldaan? Dat staat op je bankafschrift. Welke optie is nog niet bevestigd? Dat staat in je mailbox. Je kalender toont alleen dat de nacht bezet is.
Elke vraag over één boeking kost je zo drie zoekacties. De boeking die niemand opvolgt, valt stil. De optie blijft staan, de datums blijven dicht en de gast hoort niets.
Waarom de status van een boeking op drie plekken staat
Een boeking doorloopt fasen: aanvraag, optie, bevestigd, aanbetaling binnen, volledig betaald, verbleven, geannuleerd. Elke overgang heeft een eigen bron. De bevestiging staat in je verzonden mail, de betaling op je rekening, het verblijf in je kalender.
Zolang die drie bronnen los van elkaar staan, zit de status alleen in je hoofd. Ondertussen lopen er termijnen door. Natuurhuisje wil de aanbetaling binnen 24 uur en de rest 7 weken voor aankomst (faq-verhuurder.natuurhuisje.nl). Zo'n termijn bewaak je alleen als je per boeking ziet waar hij staat.
Een kalender helpt daar niet bij, want die toont maar één ding: of de nacht bezet of vrij is. Wat er met het geld en de bevestiging gebeurde, valt er niet uit af te lezen.
Zo zie je elke boekingsstatus in één lijst
In Bookares heeft elke boeking één status, met een eigen kleur in de lijst en in de kalender. Naast de vaste statussen maak je je eigen statussen, bijvoorbeeld Optie, Wacht op aanbetaling of Sleutel terug. Dat regel je in Eigen boekingsstatussen maken.
Twee overgangen hoef je niet met de hand te doen. Komt de aanbetaling binnen, dan gaat de boeking naar bevestigd: Boeking automatisch bevestigen na de aanbetaling. Staat het hele bedrag erop, dan wisselt de status opnieuw: Status wisselen als het hele bedrag binnen is. Een losse boeking pas je aan met Status, uitgelegd in De status van een boeking wijzigen.
| Status | Wat hij betekent | Wie hem zet |
|---|---|---|
| Optie | datums vastgehouden, niets ontvangen | jij |
| Bevestigd | aanbetaling ontvangen | de automatische regel |
| Volledig betaald | het hele bedrag staat op de boeking | de automatische regel |
| Geannuleerd | de datums komen weer vrij | jij |
Welke schermen en koppelingen daarbij horen, staat op Functies.
Wat je nu doet
Schrijf op welke fasen jouw verhuur werkelijk kent, van aanvraag tot vertrek. Schrap wat je nooit gebruikt, want elke status die niets betekent, maakt de lijst onleesbaar. Maak de rest aan met een eigen kleur in Eigen boekingsstatussen maken, en zet daarna de automatische wissel aan voor de betaalde boekingen.
Veelgestelde vragen
Vier dekken het hele verloop van een boeking: optie, bevestigd, volledig betaald en geannuleerd. Daarmee zie je wie nog geld moet overmaken en welke datums weer te koop staan. Verhuur je met een sleutelmoment of een schoonmaakronde, dan voeg je daar een eigen status aan toe, bijvoorbeeld Sleutel terug bij een kampeerplaats of een zaal.
Er is geen wettelijke termijn, dus je bepaalt hem zelf en legt hem vast in je voorwaarden. Platforms werken met dagen, niet met weken: Booking.com geeft de gast 24 uur na een herinnering om alsnog te betalen (partnerhelp.booking.com). Wat je doet als die termijn verstrijkt, staat in Aanbetaling niet betaald: hoe lang wacht je? .
Je filtert de boekingenlijst op de status die aangeeft dat er nog een bedrag openstaat, bijvoorbeeld Wacht op aanbetaling. Dat werkt alleen als elke ontvangen overschrijving bij de juiste boeking terechtkomt, want de status volgt de geregistreerde betaling. Hoe je dat bijhoudt, staat in Bankoverschrijvingen bijhouden per boeking en in Een betaling registreren op een boeking .