Dit artikel is voor je als je een huisje, kamer of boot verhuurt en per boeking dezelfde uitleg geeft. Hoe je die uitleg in Bookares vastlegt, lees je in Een e-mailtemplate kiezen en aanpassen.
Elke gast vraagt naar de wifi en de vuilnisbak
De gast staat in de keuken en appt je: wat is het wifiwachtwoord? Op woensdagavond volgt de vraag welke bak aan de weg moet. Bij de volgende boeking krijg je dezelfde twee vragen, in dezelfde volgorde.
Je hebt alles opgeschreven. De map ligt op de keukentafel, met het wifiwachtwoord op de eerste bladzijde. De gast heeft hem niet opengeslagen, want hij zoekt op zijn telefoon.
Waarom een welkomstmap in huis te laat komt
Een map werkt pas als de gast binnen is. Alles wat hij vóór aankomst wil weten, zoals de aankomsttijd, de sleutel en het parkeren, staat dan op de verkeerde plek. Wat hij wel opent, is de bevestigingsmail, want daar staan zijn datums en zijn bedrag in.
Aan jouw kant herhaalt het werk zich. De map ligt in het huis, dus elk antwoord dat je typt, gaat naar één gast en blijft verder nergens staan. Bij de volgende boeking begin je opnieuw. Met je vertrektijd gaat het net zo: uitchecken tussen 10:00 en 12:00 is gangbaar (roompot.nl), maar jouw gast weet jouw tijd pas als jij die opschrijft.
| Wat de gast wil weten | Wanneer hij het nodig heeft |
|---|---|
| adres, aankomsttijd, parkeren | bij het boeken |
| sleutel, wifi, thermostaat | in de week van aankomst |
| vuilnis en containerdag | tijdens het verblijf |
| vertrektijd en sleutel inleveren | de laatste avond |
Zo staat je welkomstinformatie in elke bevestiging
In Bookares schrijf je de praktische informatie eenmalig als e-mailtemplate. Bij elke boeking vult het systeem de naam, de datums en de bedragen in, en gaat dezelfde uitleg mee naar de gast. Je typt niets over.
Er staan templates klaar voor de bevestiging, de herinnering en het vertrek. Welke je kiest en hoe je hem aanpast, staat in Een e-mailtemplate kiezen en aanpassen. Wil je voor één gast iets toevoegen, dan stuur je die regel vanuit de boeking: Een gast mailen vanuit de boeking.
De code van het sleutelkluisje geldt alleen voor dit verblijf, dus die zet je bij de boeking: Notities bij een boeking. Je huisregels horen in dezelfde mail: Hoe stel ik huisregels op voor mijn vakantiehuis?. Wat er per boeking verder automatisch meegaat, staat op Functies.
Wat je nu doet
Pak de laatste drie vragen die een gast je stelde en schrijf de antwoorden in je bevestigingstemplate. Verstuur de volgende bevestiging en kijk welke vraag daarna nog binnenkomt. Die zet je er de keer erna bij, zodat je template met elk verblijf completer wordt. De schermen staan in Een e-mailtemplate kiezen en aanpassen.
Veelgestelde vragen
Allebei, met een verschil in rol. De mail bevat wat de gast vóór en tijdens zijn reis nodig heeft, want die leest hij op zijn telefoon. De map in huis bevat wat aan een plek vastzit: de knop van de kachel, de afstandsbediening van de tv, het adres van de huisartsenpost. Houd die map dun, dan blijft de inhoud kloppen als je iets vervangt.
Op twee momenten. De bevestiging direct na de boeking bevat het adres, de aankomsttijd en het parkeren, want dat bepaalt hoe de gast zijn reis plant. De mail in de week van aankomst bevat de sleutel, de wifi en de vuilnis. Zo hoeft je gast niet terug te zoeken in een mail van maanden geleden.
Binnenkomen, verwarmen, verbinden, afval en vertrekken. Dus de code van het kluisje, de bediening van de thermostaat en het wifiwachtwoord. Daarnaast welke bak op welke dag aan de weg gaat, en het tijdstip waarop de gast uitcheckt. Zet er je telefoonnummer bij, met de tijden waarop je bereikbaar bent.